La un PFA în sistem real, fiecare cheltuială deductibilă scade două taxe deodată: impozitul pe venit și CASS. În practică, la fiecare 100 de lei cheltuiți legal pentru activitate plătești cu circa 19 lei mai puține taxe. Mai jos ai regula generală, lista concretă a cheltuielilor (cu limitele din 2026), ce nu se scade niciodată și un calcul complet pentru un PFA de IT cu 150.000 de lei încasări.
Regula generală: scop, document, anul plății
Venitul net al unui PFA în sistem real se calculează simplu (art. 68 din Codul fiscal):
Venit net = încasări − cheltuieli deductibile
O cheltuială se scade doar dacă îndeplinește trei condiții:
- E făcută în scopul activității. Laptopul cu care lucrezi da, televizorul din sufragerie nu.
- E justificată cu documente. Factură pe numele și CIF-ul PFA-ului, plus dovada plății (extras de cont, chitanță, bon fiscal cu CIF).
- A fost plătită în anul respectiv. PFA-ul ține contabilitate în partidă simplă, pe bază de încasări și plăți. O factură primită în decembrie 2026, dar plătită în ianuarie 2027, intră pe cheltuielile din 2027.
Excepția de la regula plății sunt bunurile mari (mijloacele fixe), care se scad treptat, prin amortizare.
Atenție: dacă ești la normă de venit, nimic din acest ghid nu te privește. La normă, impozitul și CASS se calculează pe norma stabilită de ANAF, indiferent cât cheltuiești. Dacă ai cheltuieli mari, merită să compari cele două sisteme — vezi normă de venit sau sistem real.
Cheltuieli deductibile integral
Acestea se scad 100%, dacă au legătură cu activitatea:
- Telefon și internet — abonamentul folosit pentru activitate. Dacă ai un singur abonament și pentru familie, deduci doar partea de activitate.
- Abonamente software și licențe — IDE, Microsoft 365, Adobe, găzduire, domenii, servicii cloud, instrumente de design sau contabilitate.
- Contabilul — onorariul lunar și orice consultanță fiscală.
- Comisioanele bancare — administrarea contului, comisioane de transfer, POS.
- Cursuri și formare profesională — cursuri, certificări, conferințe, cărți de specialitate, dacă țin de domeniul tău de activitate.
- Chiria pentru un spațiu de lucru — pe baza unui contract de închiriere, plus utilitățile și întreținerea spațiului.
- Echipament de lucru și de protecție — dacă activitatea îl cere (salopete, încălțăminte de protecție, uniforme).
- Marketing — reclame online, site, cărți de vizită.
- Deplasări în interes de activitate — transportul și cazarea tale sunt deductibile. Diurna nu: titularul PFA nu își poate acorda diurnă, pentru că nu e angajatul propriului PFA.
- Contribuțiile CAS și CASS — se scad din baza de calcul a impozitului pe venit. Detalii în ghidurile despre CAS pentru PFA și CASS pentru PFA.
Laptop și echipamente: pragul de 5.000 de lei
Din 1 ianuarie 2026, pragul pentru mijloacele fixe a crescut de la 2.500 la 5.000 de lei (OUG nr. 8/2026). Asta schimbă momentul în care deduci:
- Sub 5.000 de lei (laptop, monitor, telefon, imprimantă): e obiect de inventar și îl deduci integral în anul plății.
- De la 5.000 de lei în sus, cu durată de folosire de peste un an: e mijloc fix. Prețul de cumpărare nu se deduce direct, ci prin amortizare, lunar, pe durata normală de funcționare. La calculatoare, durata e de 2–4 ani.
Exemplu: un laptop de 8.000 de lei amortizat pe 4 ani înseamnă 2.000 de lei deductibili pe an (8.000 ÷ 48 de luni = 166,67 lei pe lună).
Bunurile cumpărate până la 31 decembrie 2025 nu se reclasifică. Continui amortizarea începută.
Mașina: 50% sau 100%
Autoturismul e cea mai disputată cheltuială la controale. Regulile:
- 50% deductibil, dacă mașina e folosită și personal: combustibil, reparații, revizii, piese, asigurări RCA și CASCO, ITP, rovinietă, spălătorie, dobânzi și comisioane de leasing.
- 100% deductibil doar dacă mașina e folosită exclusiv pentru activitate. În practică, asta se acceptă pentru curierat, taxi, agenți de vânzări, închirieri auto sau școli de șoferi, cu foaie de parcurs completată pentru fiecare drum. Pentru un consultant sau un programator care lucrează de acasă, ANAF contestă de regulă folosirea exclusivă.
- Amortizarea mașinii (inclusiv în leasing) e deductibilă în limita a 1.500 de lei pe lună, oricât ar costa mașina. Limita asta nu se mai taie și cu 50%.
- Se deduc cheltuielile pentru un singur autoturism pe persoană.
Birou acasă: cota-parte
Dacă lucrezi din apartament, poți deduce o parte din costuri, cu o condiție: adresa trebuie să fie declarată ca sediu (sau punct de lucru) al activității.
Cota-parte se calculează după suprafață:
Cota deductibilă = suprafața folosită pentru activitate ÷ suprafața totală
Exemplu: o cameră de 20 m² într-un apartament de 60 m² = 33%. Dacă plătești 6.000 de lei pe an pe energie, gaz, apă și întreținere, deduci 2.000 de lei.
Ține o schiță simplă a locuinței cu suprafețele, ca să poți justifica procentul la un control.
Cheltuieli deductibile limitat
| Cheltuială | Limită în 2026 |
|---|---|
| Protocol (mese de afaceri, cadouri pentru parteneri) | 2% din baza de calcul (încasări minus cheltuieli deductibile, fără protocol) |
| Pensie facultativă (Pilonul III) | echivalentul a 400 €/an |
| Asigurare voluntară de sănătate / abonament medical | echivalentul a 400 €/an, separat de pilonul III |
| Abonament la sală, bazin, terenuri de sport | echivalentul a 100 €/an |
| Cotizații la asociații profesionale (voluntare) | 4.000 €/an |
| Contribuții obligatorii la organizația profesională (barou, colegiu etc.) | 5% din venitul brut |
| Cheltuieli sociale pentru salariați | 5% din cheltuielile cu salariile |
Sumele în euro se transformă în lei la cursul BNR. Ce depășește limita nu se scade.
Dacă ai angajați: salariile și contribuțiile aferente sunt integral deductibile. Pentru angajații trimiși în delegație, diurna e deductibilă, iar până la 2,5 ori nivelul stabilit pentru instituțiile publice nu e tratată ca salariu. Tichetele de masă și voucherele de vacanță se deduc în limitele legii speciale.
Ce NU este deductibil
Lista scurtă, dar des încălcată:
- Cheltuieli personale sau ale familiei — cumpărături, haine obișnuite, vacanțe, telefonul copilului.
- Impozitul pe venit pe care îl plătești pentru PFA.
- Amenzi, penalități și dobânzi de întârziere la stat.
- Ratele la credite — se deduce doar dobânda la un credit luat pentru activitate, nu și principalul.
- Prețul bunurilor de peste 5.000 de lei — se deduce doar amortizarea, nu plata.
- Sponsorizările și donațiile — din 2024, nu mai sunt deductibile pentru activitățile independente.
- Diferența de 50% la mașina folosită mixt.
- TVA-ul dedus — dacă ești plătitor de TVA și ți-ai recuperat TVA-ul, cheltuiala intră fără TVA. Dacă nu ești plătitor, TVA-ul face parte din cost și se deduce împreună cu el.
- Cheltuieli fără documente sau cu facturi pe numele tău personal, nu pe PFA.
Exemplu: PFA de IT cu 150.000 de lei încasări
Un programator PFA în sistem real încasează în 2026 150.000 de lei și are 35.000 de lei cheltuieli deductibile:
- contabil: 4.200 lei
- laptop de 4.800 lei (sub prag, deci deductibil integral)
- software și abonamente: 3.600 lei
- telefon și internet: 2.400 lei
- cota-parte birou acasă: 2.000 lei
- cursuri și certificări: 4.000 lei
- deplasări la client (tren, cazare): 3.000 lei
- comisioane bancare: 600 lei
- protocol: 400 lei (sub limita de 2%)
- mașină folosită mixt: 20.000 lei × 50% = 10.000 lei
| Fără cheltuieli | Cu 35.000 lei cheltuieli | |
|---|---|---|
| Venit net | 150.000 lei | 115.000 lei |
| CAS (25% din 24 de salarii minime) | 24.300 lei | 24.300 lei |
| CASS (10% din venitul net) | 15.000 lei | 11.500 lei |
| Impozit 10% × (venit net − CAS − CASS) | 11.070 lei | 7.920 lei |
| Total taxe | 50.370 lei | 43.720 lei |
Economia: 6.650 de lei, adică 19% din cheltuieli (10% CASS + 10% impozit pe ce rămâne după CASS).
Două observații:
- CAS nu s-a schimbat, pentru că venitul net a rămas peste 24 de salarii minime (97.200 de lei). Dacă venitul net coboară sub acest prag, CAS scade la jumătate (12.150 de lei, pe baza de 12 salarii). Iar sub 48.600 de lei nu mai e obligatoriu deloc.
- O cheltuială nu e „gratuită”. Un curs de 1.000 de lei te costă, net, aproximativ 810 lei. Cumpără ce îți trebuie, nu ca să scazi taxele.
Pentru cifrele tale, poți folosi calculatorul de taxe PFA/SRL.
Registrele și cât păstrezi documentele
Un PFA în sistem real ține două evidențe:
- Registrul-jurnal de încasări și plăți — fiecare încasare și plată, în ordine cronologică, cu documentul justificativ.
- Registrul de evidență fiscală — aici se calculează venitul net anual: încasări, cheltuieli deductibile, amortizare, limitele aplicate. Pe baza lui completezi Declarația unică.
Ambele pot fi ținute pe hârtie sau electronic, de obicei de contabil sau dintr-o aplicație de facturare.
Cât păstrezi documentele: registrele și documentele justificative se păstrează 5 ani, socotiți de la 1 iulie a anului următor celui în care au fost întocmite (regula introdusă prin Legea nr. 36/2023). Excepție: documentele care atestă proveniența bunurilor cu durată de viață de peste 5 ani se păstrează pe toată durata de viață utilă a bunului. De exemplu, facturile din 2026 le păstrezi cel puțin până la 1 iulie 2032.
Nu știi dacă o anumită cheltuială trece de un control sau ce procent poți deduce pentru biroul de acasă? Întreabă un contabil expert și primești răspunsul verificat pe cifrele tale în cel mai scurt timp.
Surse
- Codul fiscal (Legea nr. 227/2015), art. 68 – Reguli de stabilire a venitului net din activități independente în sistem real (cheltuieli deductibile, deductibile limitat și nedeductibile) — text consolidat, legislatie.just.ro
- Codul fiscal, art. 28 alin. (2) lit. b) – Pragul de 5.000 lei pentru mijloacele fixe amortizabile (modificat prin OUG nr. 8/2026, aplicabil din anul fiscal 2026) — text consolidat, legislatie.just.ro
- Codul fiscal, art. 28 alin. (14) – Amortizarea autoturismelor deductibilă în limita a 1.500 lei/lună — text consolidat, legislatie.just.ro
- Codul fiscal, art. 148 și art. 170 – Baza de calcul CAS și CASS pentru activități independente — text consolidat, legislatie.just.ro
- Codul fiscal, art. 135^1 alin. (3) – Salariul minim în vigoare la 1 ianuarie folosit pentru plafoanele CAS/CASS — text consolidat, legislatie.just.ro
- Legea nr. 36/2023 pentru modificarea Legii contabilității nr. 82/1991 (art. 25: 5 ani de la 1 iulie)
- Legea nr. 195/2022 pentru completarea art. 25 din Legea contabilității (statele de salarii, 5 ani)
- OMF nr. 1447/2023 – păstrarea documentelor în partidă simplă (OMFP 170/2015, cap. IV pct. 1^1)
Întrebări frecvente
Cât economisesc pe taxe dacă deduc o cheltuială la PFA?
În sistem real, fiecare cheltuială deductibilă scade atât CASS (10%), cât și impozitul pe venit (10% din ce rămâne), deci circa 19 lei la fiecare 100 de lei. CAS se schimbă doar dacă venitul net trece sub pragurile de 24 sau 12 salarii minime.
Pot deduce laptopul cumpărat pe PFA în 2026?
Da. Dacă a costat sub 5.000 de lei, îl deduci integral în anul plății. De la 5.000 de lei în sus e mijloc fix și se deduce prin amortizare, pe 2–4 ani la calculatoare.
Ce procent din cheltuielile cu mașina poate deduce un PFA?
50% din cheltuielile de funcționare (combustibil, reparații, asigurări, leasing) dacă mașina e folosită și personal. 100% doar la folosire exclusivă în activitate, dovedită cu foaie de parcurs, iar amortizarea e plafonată la 1.500 de lei pe lună.
Pot deduce cheltuielile cu biroul de acasă?
Da, dacă adresa e declarată sediu sau punct de lucru al PFA-ului. Deduci cota-parte din utilități și întreținere, calculată ca suprafața folosită pentru activitate împărțită la suprafața totală a locuinței.
Ce cheltuieli nu sunt deductibile la PFA?
Cheltuielile personale, impozitul pe venit, amenzile și penalitățile, ratele la credite, prețul bunurilor amortizabile, sponsorizările (din 2024) și jumătatea nedeductibilă de la mașina folosită mixt.
Se aplică cheltuielile deductibile și la normă de venit?
Nu. La normă de venit, impozitul și CASS se calculează pe norma stabilită, indiferent cât cheltuiești. Cheltuielile contează doar în sistem real.
Ghidurile sunt scrise de echipa QContabil, cu cercetare asistată de AI, și verificate la sursele oficiale (Codul fiscal, ANAF, Monitorul Oficial). Nu înlocuiesc un răspuns pentru situația ta. Cum documentăm informațiile · Ai găsit o greșeală? Scrie-ne la contact@qcontabil.ro.
Situația ta e diferită?
Pune întrebarea ta și primești un răspuns personalizat de la un contabil expert — în aceeași zi.