e-Factura pentru PFA în 2026: reguli și amenzi

Dacă ai PFA, fiecare factură pe care o emiți către un client din România trebuie să ajungă în sistemul RO e-Factura al ANAF în cel mult 5 zile lucrătoare, indiferent dacă ești plătitor de TVA sau nu. Mai jos afli cine e obligat după schimbările din 2026, ce facturi nu se transmit, cum te înrolezi, cât costă o greșeală și ce pași faci la prima ta factură electronică.

Ești obligat? Pe scurt: da, dacă ai PFA

Obligația vine din OUG 120/2021, modificată de mai multe ori din 2023 încoace. Pentru un PFA, cronologia arată așa:

1. Din 2024 — facturile între firme și PFA-uri din România (relația B2B) se transmit obligatoriu în RO e-Factura. Din 1 iulie 2024, doar factura din sistem e valabilă fiscal în această relație.
2. Din 1 ianuarie 2025 — se adaugă facturile către persoane fizice (relația B2C). Amenzile pentru B2C s-au aplicat după o perioadă de grație de 6 luni, încheiată la 1 iulie 2025.
3. Din 1 ianuarie 2026 — termenul de transmitere devine 5 zile lucrătoare (până atunci erau 5 zile calendaristice).
4. Din 1 iunie 2026 — Legea 88/2026 scoate din obligație persoanele care facturează doar pe CNP, fără PFA (de exemplu cei cu venituri din drepturi de autor), și agricultorii în regim special. Pentru ei sistemul devine opțional.

Atenție la ultima schimbare: ea nu se aplică PFA-urilor. Un PFA are cod fiscal (CUI) și rămâne obligat atât pe B2B, cât și pe B2C. Nu contează nici dacă ești la normă de venit sau în sistem real (vezi normă de venit sau sistem real), nici dacă ești plătitor de TVA.

Termenul: 5 zile lucrătoare de la emitere

Ai la dispoziție 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii ca să o transmiți. Sâmbetele, duminicile și sărbătorile legale nu se numără, iar ziua emiterii nu intră în calcul. Factura trebuie oricum emisă în termenul prevăzut de Codul fiscal, iar transmiterea nu poate depăși 5 zile lucrătoare nici față de acel termen-limită.

Două exemple concrete:

• Emiți factura vineri, 16 octombrie 2026. Numeri luni 19, marți 20, miercuri 21, joi 22, vineri 23. Termenul-limită: vineri, 23 octombrie 2026.
• Emiți factura vineri, 27 noiembrie 2026. Luni 30 noiembrie (Sf. Andrei) și marți 1 decembrie (Ziua Națională) sunt libere legal. Numeri 2, 3, 4, 7 și 8 decembrie. Termenul-limită: marți, 8 decembrie 2026.

Regula practică: transmite factura în aceeași zi în care o emiți. Nu te costă nimic în plus și scapi de orice calcul.

Factura din SPV e cea care contează

În sistem, factura nu e un PDF, ci un fișier XML cu o structură standard. După ce o încarci, ANAF o verifică și, dacă e corectă, îi aplică sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor. Acest XML sigilat este originalul facturii.

Ce înseamnă asta pentru tine:

• În relația B2B, o factură care n-a trecut prin sistem nu e valabilă fiscal. Clientul tău (firmă sau PFA) nu are voie să o înregistreze în contabilitate, iar riscul de amendă îl are și el, nu doar tu.
• PDF-ul sau hârtia sunt doar copii de lucru. Poți trimite clientului un PDF pe e-mail sau o factură tipărită, dar asta nu te scutește de transmiterea XML-ului.
• Arhivează XML-urile. Facturile se pot descărca din SPV o perioadă limitată (60 de zile de la validare), apoi se arhivează și le primești doar la cerere. Descarcă-le lunar și păstrează-le, pentru că sunt documentele tale justificative.

Același lucru e valabil invers: facturile primite de la furnizori (chirie, telefon, programe) le găsești în SPV, la secțiunea e-Factura. Dacă ești în sistem real, din ele îți justifici cheltuielile deductibile.

Ce nu se transmite în RO e-Factura

Nu orice document de vânzare intră în sistem. Excepțiile importante pentru un PFA:

• Bonul fiscal emis din casa de marcat, inclusiv cel care îndeplinește condițiile de factură simplificată. Dacă clientul îți cere și factură pentru același bon, factura se transmite, cu un cod special („informații în scopuri contabile”), ca să nu fie dublată vânzarea.
• Facturile către clienți din alte state UE (de exemplu servicii IT pentru o firmă din Germania) nu sunt obligatorii în sistem, dar le poți transmite opțional.
• Facturile către clienți din afara UE (de exemplu o firmă din SUA) nu se transmit.
• Livrările intracomunitare de bunuri către un client care comunică un cod de TVA din alt stat UE nu se transmit.

Atenție la o regulă nouă din 2026: dacă clientul e o firmă străină care are cod de TVA românesc, factura se transmite. Excepție fac livrările intracomunitare de bunuri la care clientul folosește codul de TVA din țara lui.

Și la facturile către persoane fizice din România: dacă clientul nu îți dă un cod de identificare fiscală, nu îi ceri CNP-ul. În câmpul pentru codul fiscal al cumpărătorului treci 13 cifre de zero (0000000000000), iar factura se transmite normal.

Cum te înrolezi în SPV și cum emiți

Facturile se transmit prin Spațiul Privat Virtual (SPV) al ANAF, pe codul fiscal al PFA-ului. Aici apare cea mai frecventă confuzie:

• Contul tău de persoană fizică (pe CNP), creat cu utilizator și parolă, prin aplicația ANAF sau prin ROeID, nu ajunge. Cu el vezi declarațiile și datoriile tale personale, dar nu poți lucra pe codul fiscal al PFA-ului.
• Pentru SPV-ul PFA-ului ai nevoie de un certificat digital calificat (pe token sau în cloud), cumpărat de la un furnizor autorizat. Îl înregistrezi la ANAF, pe site, pentru acces în SPV pe codul fiscal al PFA-ului.
• Dacă vrei ca un contabil să se ocupe de facturi, el poate lucra cu propriul certificat calificat, pe baza unei împuterniciri înregistrate la ANAF pentru codul tău fiscal.

Ca PFA, nu depui formularul 082. Acela e pentru persoanele care facturează doar pe CNP și care, după 1 iunie 2026, aleg să intre (sau să iasă) din sistem.

Pentru emiterea propriu-zisă ai două variante:

1. Aplicația gratuită a Ministerului Finanțelor. Completezi datele facturii, aplicația generează și validează XML-ul, apoi îl încarci manual în SPV, la secțiunea e-Factura. Merge bine la câteva facturi pe lună, dar e muncă manuală.
2. Un program de facturare conectat la SPV. Emiți factura ca de obicei, iar programul o trimite automat la ANAF, îți arată starea ei și descarcă facturile primite. Conexiunea se autorizează o singură dată, cu certificatul calificat.

În ambele cazuri, după încărcare verifici starea: validată (are sigiliu, ai terminat) sau cu erori (trebuie corectată).

Erori frecvente și cum le repari

Cele mai multe probleme vin din câteva greșeli repetate:

• CUI greșit sau introdus cu/fără prefixul „RO” în mod greșit. Verifică datele clientului în registrul ANAF înainte de prima factură.
• Date lipsă — adresă incompletă, județ greșit, unitate de măsură nespecificată.
• Cod fiscal inventat la persoane fizice. Pune 13 de zero, nu un CNP „aproximativ”.

Ce faci, în funcție de situație:

• Factura e respinsă (nu trece validarea): nu se consideră transmisă. O corectezi și o retransmiți, cu același număr, dar tot în termenul de 5 zile lucrătoare. Verifică starea imediat după încărcare, ca să ai timp de corectură.
• Factura e validată, dar are o greșeală (preț, cantitate, client greșit): nu o mai poți modifica. Emiți o factură de stornare (cu minus) și apoi o factură nouă, corectă. Ambele se transmit și ele în 5 zile lucrătoare.

Amenzile pentru un PFA

Amenda de 15% se aplică pe fiecare factură netransmisă. Amenda pentru transmiterea după termen se dă o dată pe lună, pentru una sau mai multe facturi al căror termen a expirat în acea lună (art. 13^2 din OUG 120/2021). Grila depinde de categoria contribuabilului. Un PFA intră la „alte persoane juridice și fizice”, adică la cea mai mică grilă:

Situația	PFA / contribuabil mic	Contribuabil mijlociu	Contribuabil mare
Facturi transmise după termen (B2B sau B2C), o amendă pe lună	1.000–2.500 lei	2.500–5.000 lei	5.000–10.000 lei
Factură B2B netransmisă deloc	15% din valoarea facturii	15%	15%

Exemplu: emiți unei firme o factură de 4.000 lei și nu o transmiți deloc. Riști o amendă de 600 lei (15% din 4.000), iar clientul care o înregistrează în contabilitate riscă și el 600 lei. Pe lângă asta, se poate adăuga amenda pentru nerespectarea termenului.

În octombrie 2026 nu mai există perioadă de grație pentru PFA. Amânarea până la 1 iunie 2026 (OG 6/2026) a privit doar persoanele care facturează pe CNP, iar de la acea dată, prin Legea 88/2026, pentru ele sistemul a devenit opțional.

RO e-TVA și facturile pe hârtie

Decontul precompletat RO e-TVA e construit de ANAF din facturile din e-Factura, dar îi privește doar pe cei înregistrați în scopuri de TVA. Dacă PFA-ul tău nu e plătitor de TVA, nu ai treabă cu el. Dacă ești plătitor, din 2026 decontul precompletat e doar informativ: obligația de a răspunde la notificările de conformare și amenzile aferente au fost eliminate prin OUG 89/2025. Decontul tău de TVA rămâne singurul cu valoare legală.

Facturile pe hârtie nu dispar ca obiect, dar și-au pierdut rolul fiscal. Poți tipări factura pentru client, dar ce contează în fața ANAF e XML-ul transmis. Nu mai emite facturier tipizat „ca înainte” și apoi „vedem”: fiecare factură emisă trebuie să ajungă în sistem.

Pentru imaginea completă a obligațiilor unui PFA (taxe, declarații, termene), vezi ghidul complet PFA 2026 și cât te costă un PFA pe an.

Checklist: prima factură electronică, pentru un PFA deschis în octombrie 2026

1. Ai certificatul de înregistrare și CUI-ul. Fără cod fiscal nu poți lucra în SPV pe PFA.
2. Cumpără un certificat digital calificat (token sau cloud). Îl vei folosi și pentru alte declarații.
3. Înregistrează certificatul la ANAF pentru accesul în SPV pe codul fiscal al PFA-ului. Așteaptă confirmarea și verifică că vezi secțiunea e-Factura.
4. Decide cine transmite: tu, sau contabilul cu o împuternicire înregistrată la ANAF.
5. Alege instrumentul: aplicația gratuită a Ministerului Finanțelor sau un program de facturare conectat la SPV, autorizat cu certificatul tău.
6. Stabilește seria și numerotarea facturilor și completează corect datele PFA-ului (denumire, CUI, sediu).
7. Verifică datele clientului: CUI-ul firmei în registrul ANAF sau, pentru persoane fizice fără cod fiscal, 13 cifre de zero.
8. Emite și transmite factura în aceeași zi. Cel târziu în 5 zile lucrătoare.
9. Verifică starea: validată sau cu erori. La erori, corectezi și retransmiți în termen.
10. Trimite clientului PDF-ul ca o copie și arhivează XML-ul sigilat.
11. Lunar, descarcă din SPV facturile emise și primite și păstrează-le împreună cu evidența contabilă.

Ai o situație care nu se potrivește în tiparul de mai sus (client străin cu cod de TVA românesc, factură stornată după termen, bon și factură pentru aceeași vânzare)? Întreabă un contabil expert și primești răspunsul verificat pe cifrele tale în cel mai scurt timp.

Surse

• Legea nr. 88/2026, art. III – modificarea OUG 120/2021: persoanele care facturează pe CNP și agricultorii în regim special nu mai au obligația RO e-Factura (de la 1 iunie 2026)
• OUG nr. 89/2025, art. X – OUG 120/2021: termen de 5 zile lucrătoare de la 1 ianuarie 2026, facturi către nestabiliți înregistrați în scopuri de TVA în România, cod de 13 cifre de zero; art. XII – RO e-TVA
• ANAF (DGRFP Brașov) – Tabel comparativ: modificările aduse OUG 120/2021 de OUG 89/2025
• Ghidul ANAF privind utilizarea sistemului RO e-Factura (5 zile lucrătoare, autentificare cu certificat, disponibilitate 60 de zile)
• ANAF – pagina oficială RO e-Factura
• OUG nr. 120/2021, art. 13^2 – contravenții și amenzi RO e-Factura (text consolidat, Portal legislativ)
• OG nr. 6/2026, art. IX – persoanele pe CNP nu au obligația RO e-Factura până la 1 iunie 2026