Înființare PFA online în 2026: pași, acte, taxe ONRC

Un PFA îl poți înființa online din contul tău pe myportal.onrc.ro, dacă ai semnătură electronică calificată. Fără ea, depui dosarul la ghișeul registrului comerțului din județul sediului sau îl trimiți prin poștă. Înregistrarea în registrul comerțului nu se taxează, iar registratorul are o zi lucrătoare să soluționeze cererea. Primești certificatul de înregistrare cu codul fiscal (CUI), așa că nu mai depui separat cerere de înregistrare fiscală la ANAF.

Partea cu ONRC se termină repede. Mai multă atenție cer primele săptămâni de după: SPV, regimul de impozitare, registrul de evidență fiscală, e-Factura. Le găsești pe rând mai jos.

Ghidul acesta e despre procedură. Pentru taxele propriu-zise (CAS, CASS, impozit, praguri) citește ghidul complet despre PFA în 2026.

Înainte să depui: ce hotărăști

Înainte să deschizi portalul, lămurește trei lucruri. Restul e completare de formulare.

1. Ce activități treci. Activitățile se aleg după CAEN Rev.3, clasificarea în vigoare de la 1 ianuarie 2025. Un PFA poate avea cel mult 5 clase CAEN: una principală și până la patru secundare (art. 16 alin. (1) din OUG 44/2008, confirmat de ONRC). Dacă îți trebuie mai multe, ai nevoie de întreprindere individuală (maximum 10) sau de SRL.

Ai citit că firmele trebuie să-și „actualizeze codurile CAEN”? Termenul acela privește firmele înregistrate pe vechea clasificare. Un PFA nou se înregistrează direct cu coduri Rev.3, deci tu nu ai nimic de actualizat.

2. Unde e sediul profesional. De cele mai multe ori e acasă, la tine sau la părinți. Îți trebuie un act care îți dă dreptul să folosești spațiul (detalii mai jos).

3. Cum depui. Online, cu semnătură electronică calificată, sau pe hârtie, cu semnătură olografă. Legea 265/2022 a registrului comerțului acceptă ambele variante (art. 82). Online nu mergi nicăieri, dar ai nevoie de un certificat de semnătură calificată de la un furnizor autorizat. Se cumpără, de regulă cu abonament anual. Merită dacă îl vei folosi și după aceea, de exemplu în relația cu ANAF.

Uită-te încă de acum și la norma de venit sau sistemul real. Codul CAEN pe care îl alegi decide dacă ai voie la normă.

Documentele pentru înființarea PFA

Lista oficială de pe onrc.ro, spusă pe scurt:

1. Dovada de verificare și rezervare a denumirii. Denumirea PFA-ului e numele tău plus „persoană fizică autorizată”. La rezervare dai trei variante, în ordinea preferinței. Dovada e valabilă o lună de la eliberare.
2. Cererea de înregistrare, pe formularul ONRC.
3. Anexa privind înregistrarea fiscală. Pe baza ei ANAF te înregistrează fiscal odată cu înmatricularea.
4. Declarația-tip pe propria răspundere că sediul profesional îndeplinește condițiile de funcționare. Modelul e pe site-ul ONRC. La oficiul registrului comerțului poți cere asistență la completare.
5. Actul de identitate, copie certificată de tine („conform cu originalul”, plus semnătura).
6. Dovada dreptului de folosință asupra sediului, copie.
7. Documente de calificare profesională, doar dacă o lege specială le cere pentru activitatea aleasă. Pentru multe activități, cum ar fi designul sau programarea, nu se cer.
8. Declarația ta că soțul sau soția participă la activitate, doar dacă e cazul, și declarația privind patrimoniul de afectațiune, dacă vrei să separi bunuri pentru activitate.
9. Împuternicirea, dacă depune altcineva în numele tău.

Specimenul de semnătură nu mai e necesar din 2022, de la Legea 265/2022. Cazierul fiscal nu-l aduci tu, îl obține oficiul registrului direct de la ANAF.

Documentele se redactează în limba română. Dacă lipsește un document obligatoriu, cererea se respinge.

Sediul profesional în apartament: ce acte îți trebuie

ONRC acceptă orice act juridic care îți dă dreptul să folosești spațiul. Cele mai folosite:

Situația ta	Ce depui
Apartamentul e al tău	Actul de proprietate (contract de vânzare-cumpărare, certificat de moștenitor etc.)
E al părinților sau al altei rude	Contract de comodat (folosință gratuită) semnat cu proprietarul
Stai în chirie	Contractul de închiriere, înregistrat la ANAF dacă proprietarul e persoană fizică
Spațiu oferit de o firmă	Contract de închiriere, comodat sau alt act prin care ți se cedează folosința

Avizul asociației de proprietari îl cere ONRC doar când se schimbă destinația locuinței, în cazurile din Legea 196/2018 privind asociațiile de proprietari. Faptul că sediul e într-un bloc nu te obligă, singur, să-l aduci. Dacă nu ești sigur, întreabă la ghișeul oficiului registrului comerțului din județ înainte să depui. O respingere te costă zile.

Contractul de comodat cu părinții nu are formă impusă. Scrie clar adresa completă a apartamentului, cine sunt părțile, durata și scopul: sediu profesional pentru PFA. Fiindcă nu există chirie, nu are ce declara la ANAF.

Pas cu pas pe myportal.onrc.ro

Portalul ONRC de servicii online este acum myportal.onrc.ro. Multe ghiduri vechi încă trimit la portal.onrc.ro. Pașii:

1. Îți faci cont pe portal.
2. Ceri verificarea și rezervarea denumirii, din formularul online separat. Descarci dovada când e gata.
3. Completezi cererea de înregistrare pentru PFA: date personale, sediul profesional, codurile CAEN (principal și secundare), anexa fiscală.
4. Încarci documentele scanate (PDF): actul de identitate, actul pentru sediu, declarația-tip și, dacă e cazul, restul.
5. Semnezi cererea cu semnătura electronică calificată și o trimiți.
6. Urmărești dosarul în cont. Registratorul îl soluționează în termen de o zi lucrătoare de la înregistrarea cererii (art. 105 din Legea 265/2022). Dacă lipsește ceva, cererea se respinge și o refaci.
7. Descarci documentele: încheierea registratorului și certificatul de înregistrare.

La ghișeu programul e de luni până vineri, 09:00–13:00, la oficiul registrului comerțului din județul în care ai sediul. Prin poștă sau curier trimiți dosarul semnat olograf, cu o copie certificată a actului de identitate.

Din 15 octombrie 2026, casieriile ONRC și ale oficiilor teritoriale s-au închis. Pentru înmatricularea PFA nu ai nimic de plătit. Dacă ceri alte servicii contra cost, plata nu se mai face cash la ghișeu.

Cât costă înregistrarea în 2026

Art. 44 din Legea 265/2022 spune că pentru cererile de înregistrare nu se percep taxe și tarife. Textul în vigoare la începutul lui noiembrie 2026 are aceeași prevedere.

Ai auzit de „taxa de 200 de lei la registrul comerțului”? A fost un proiect al Ministerului Justiției din 2025 și nu a ajuns în textul legii. Verifică totuși pe onrc.ro chiar înainte să depui.

Cheltuielile reale apar în altă parte: semnătura electronică (dacă depui online), eventual un notar pentru procură și un curier.

Tabel: toți pașii, de la ONRC până la prima factură

Pas	Unde	Cost	Termen
Rezervare denumire	myportal.onrc.ro sau ghișeu ORC	tarif auxiliar de 7,68 lei dacă trimiți cererea prin e-mail, fax sau poștă	dovada e valabilă 1 lună
Cerere de înregistrare PFA + anexa fiscală	myportal.onrc.ro (cu semnătură calificată), ghișeu sau poștă	0 lei	soluționare în 1 zi lucrătoare
Primești certificatul cu CUI	portal sau ghișeu	0 lei	odată cu încheierea
Acces în SPV pentru PFA	anaf.ro	0 lei	imediat după ce ai CUI-ul
Registrul de evidență fiscală	la tine, pe hârtie sau electronic	0 lei	din prima zi de activitate
e-Factura (Registrul RO e-Factura)	SPV	0 lei	înainte de prima factură; fiecare factură în 5 zile lucrătoare
Opțiunea pentru sistem real, dacă ai drept la normă	Declarația unică (D212), cap. I	0 lei	până la 25 mai a anului următor
Declararea și plata CAS, CASS și a impozitului pe primul an	D212	după venit	25 mai a anului următor
Angajare (dacă e cazul)	Revisal, la ITM	0 lei	cel târziu în ziua dinaintea începerii muncii

Ce faci în prima lună după ce ai CUI-ul

SPV

Ca PFA ești obligat să comunici electronic cu ANAF, prin Spațiul Privat Virtual (art. 79 din Codul de procedură fiscală). Accesul pentru PFA nu se activează singur odată cu CUI-ul, trebuie să-l ceri. Fără SPV nu poți folosi e-Factura și nu vezi deciziile ANAF.

Regimul de impozitare

Nu ai de depus nimic în 30 de zile ca să-ți alegi regimul. Lucrurile stau așa:

• Dacă activitatea ta e în nomenclatorul de norme de venit, ești impus la normă fără să faci nimic.
• Dacă vrei sistem real deși ai drept la normă, optezi în Declarația unică (D212), capitolul I, pe care o depui până pe 25 mai a anului următor. Opțiunea e obligatorie doi ani fiscali la rând.
• Dacă activitatea nu are normă sau ai și o activitate fără normă pe lângă una cu normă, ești în sistem real.
• Dacă venitul brut dintr-un an trece de echivalentul a 25.000 de euro, din anul următor treci obligatoriu în sistem real.

Registrul de evidență fiscală

Îl ții din prima zi. În sistem real treci venituri și cheltuieli. La normă de venit completezi doar partea de venituri. Bonurile și facturile pentru cheltuieli le păstrezi, pe hârtie sau scanate, ordonate pe ani.

e-Factura

PFA-ul cu cod fiscal emite facturi prin RO e-Factura și le trimite în sistem în cel mult 5 zile lucrătoare. Înregistrează-te în Registrul RO e-Factura din SPV înainte de prima factură. Amenzile și excepțiile le găsești în ghidul e-Factura pentru PFA.

TVA

La început ești scutit de TVA cât timp cifra de afaceri din anul calendaristic rămâne sub 395.000 de lei (art. 310 din Codul fiscal). Pe factură nu treci TVA. Dacă lucrezi cu firme din alte țări UE, s-ar putea să-ți trebuiască un cod special de TVA chiar dacă ești scutit. Întreabă înainte de prima factură externă.

Contul bancar

Deschide un cont separat de cel personal pentru încasările și plățile PFA-ului. Îl deschizi pe baza certificatului de înregistrare. Registrul fiscal se ține mult mai ușor când toate mișcările PFA-ului apar într-un singur extras.

Casa de marcat

Dacă vinzi direct persoanelor fizice și încasezi numerar sau cu cardul, verifică dacă ai obligația de casă de marcat (OUG 28/1999). Dacă lucrezi doar cu firme și încasezi prin transfer bancar, de regulă nu e cazul. Regula are excepții, așa că cere o confirmare pentru activitatea ta exactă.

Contracte și angajați

Cu fiecare client important semnează un contract scris de prestări servicii. Te ajută la încasare și te apără dacă cineva pune la îndoială independența activității. Dacă angajezi pe cineva cu contract de muncă, îl treci în Revisal cel târziu în ziua dinaintea primei zile de muncă.

Exemplu: un grafician din Cluj care începe în ianuarie

Radu e grafician în Cluj-Napoca și vrea să lucreze pe cont propriu din ianuarie. Cifrele de mai jos sunt inventate și folosesc regulile din 2026, ca să vezi ordinea pașilor și ordinul de mărime.

Decembrie, pregătirea:

• Alege un cod CAEN principal pentru design și unul secundar pentru fotografie. Două coduri, sub limita de 5.
• Sediul profesional va fi în apartamentul părinților. Face cu ei un contract de comodat.
• Are deja semnătură electronică calificată de la jobul vechi, așa că va depune online.

Prima zi lucrătoare din ianuarie:

• Rezervă denumirea pe myportal.onrc.ro, încarcă buletinul, comodatul și declarația-tip, semnează și trimite.
• În ziua lucrătoare următoare are încheierea și certificatul cu CUI. La ONRC n-a plătit nimic.

Prima săptămână de activitate:

• Cere acces în SPV pentru PFA și se înscrie în Registrul RO e-Factura.
• Deschide un cont bancar pentru PFA.
• Presupunem că pentru codurile lui nu există normă de venit în Cluj, deci e în sistem real fără să opteze. Începe registrul de evidență fiscală.

Primul an:

• Încasări: 90.000 de lei. Cheltuieli deductibile (laptop, licențe, internet, contabil): 15.000 de lei. Venit net: 75.000 de lei.
• CAS (pensie): venitul net e între 12 salarii minime (48.600 lei) și 24 de salarii minime (97.200 lei). Baza minimă e 48.600 lei și Radu nu alege una mai mare. CAS = 25% × 48.600 = 12.150 lei.
• CASS (sănătate): 10% din venitul net, pentru că 75.000 de lei e între 6 salarii minime (24.300 lei) și 72 (291.600 lei). CASS = 7.500 lei.
• Impozit: 10% din venitul net minus CAS și CASS: 10% × (75.000 − 12.150 − 7.500) = 10% × 55.350 = 5.535 lei.
• Total: 25.185 lei, declarați și plătiți prin D212 până pe 25 mai a anului următor.

În primul an Radu nu are plăți lunare la stat. Asta îl poate prinde nepregătit în mai. Pune deoparte lunar cam o treime din ce rămâne după cheltuieli.

Pentru anul în care începi tu, plafoanele depind de salariul minim folosit pentru acel an. Recalculezi în calculatorul de taxe PFA și SRL.

Varianta: același Radu, dar începe în septembrie

Pașii la ONRC și ANAF rămân aceiași. Se schimbă calculul contribuțiilor pentru anul incomplet, unde contează și situația ta (salariat, student, pensionar). Fă calculul ăsta cu un contabil înainte de primul D212.

Greșelile pe care le vedem cel mai des

• Prea multe coduri CAEN. PFA-ul are voie la cel mult 5 clase, iar o cerere cu mai multe nu trece. Trece ce faci acum. Restul adaugi mai târziu, prin mențiune.
• Cod CAEN ales fără să te uiți la normă. Codul decide dacă ai voie la normă de venit. Cine alege un cod „mai larg” poate ajunge în sistem real fără să vrea.
• Contract de comodat vag. Dacă lipsesc adresa completă sau mențiunea că spațiul e sediu profesional, dosarul poate fi respins.
• Ai uitat de SPV și e-Factura. Prima factură trimisă clientului doar ca PDF, fără e-Factura, e o greșeală clasică din prima lună.
• „Nu plătesc nimic tot anul.” Așa e, dar în mai vine toată nota. Pune bani deoparte lunar.
• Ai depus D212 „de început” crezând că e obligatoriu. Opțiunea pentru sistem real și veniturile din primul an se declară în D212 până la 25 mai anul următor. Dacă ai depus deja ceva, verifică ce ai bifat la capitolul I.
• Te-ai bazat pe un ghid vechi. Multe pagini încă vorbesc despre portal.onrc.ro, despre specimenul de semnătură sau despre CAEN Rev.2. Toate trei sunt depășite.

Ai o situație concretă? Întreabă un contabil — răspuns în aceeași zi.

Surse

• ONRC, Persoană fizică autorizată (PFA): documente, depunere, termen de soluționare, închiderea casieriilor
• ONRC, Stabilirea sediului unui PFA: ce documente sunt necesare
• ONRC, Verificare și rezervare denumire PFA, II, IF
• ONRC, Portalul de servicii online myportal.onrc.ro
• ONRC, Informare privind CAEN Rev.3 (17 ianuarie 2025): maximum 5 clase CAEN pentru PFA, 10 pentru II
• Legea nr. 265/2022 privind registrul comerțului, art. 44 (fără taxe pentru înregistrare), art. 82 (semnătură olografă sau electronică calificată), art. 105 (soluționare într-o zi lucrătoare)
• Codul fiscal, Legea nr. 227/2015, art. 68, art. 69, art. 69^1, art. 310
• Codul de procedură fiscală, Legea nr. 207/2015, art. 79
• ANAF, Completarea și depunerea Declarației unice pentru activități independente, AJFP Cluj, aprilie 2026