SAF-T (D406) pentru firme mici în 2026

SAF-T, adică declarația informativă D406, este raportarea prin care firma trimite la ANAF, periodic, copia electronică a contabilității sale. Din 1 ianuarie 2025 o depun și firmele mici, iar în 2026 perioada lor de grație s-a terminat. Mai jos afli dacă te privește (inclusiv dacă ai PFA), când se depune, ce conține și ce amenzi riști.

Ce este SAF-T, pe scurt

SAF-T vine de la Standard Audit File for Tax, în română „fișierul standard de control fiscal”. Este un fișier XML generat din programul de contabilitate. Conține aproape tot ce a înregistrat contabilul tău într-o perioadă: notele contabile, facturile, clienții, furnizorii și plățile.

De ce contează pentru tine? Pentru că ANAF primește contabilitatea gata structurată și o poate compara automat cu celelalte declarații ale firmei. Nu plătești nimic prin D406, e doar o declarație informativă. Dar dacă datele din ea nu se potrivesc cu restul declarațiilor, firma ajunge mai ușor pe lista de verificări.

Cine depune D406 în 2026

Obligația a intrat pe etape: marii contribuabili din 2022, cei mijlocii din 2023, iar contribuabilii mici din 1 ianuarie 2025. Așa că în 2026 depun practic toate firmele care țin contabilitate în partidă dublă:

• SRL-urile, indiferent de mărime, de regimul de impozitare (micro sau impozit pe profit) și de faptul că sunt sau nu plătitoare de TVA;
• SA-urile și celelalte societăți comerciale;
• firmele în lichidare, până la radiere;
• asociațiile și fundațiile care țin contabilitate în partidă dublă.

Nu depun, conform listei ANAF:

• PFA, întreprinderile individuale și cele familiale;
• cabinetele individuale de avocat, birourile notariale, cabinetele medicale individuale și alte forme de exercitare a profesiilor liberale;
• asociațiile și entitățile fără scop patrimonial care țin contabilitate în partidă simplă;
• firmele cu activitatea suspendată la Registrul Comerțului, pentru perioada suspendării;
• instituțiile publice.

Dacă ai un SRL abia înființat, obligația începe de la data înregistrării. Dacă ești la început de drum, vezi și ghidul complet SRL 2026.

PFA trebuie să depună SAF-T?

Nu. Ordinul ANAF care reglementează SAF-T (Ordinul nr. 1783/2021, cu lista de excepții actualizată în aprilie 2025) trece persoanele fizice autorizate, întreprinderile individuale și întreprinderile familiale printre cei care nu au obligația D406. Excepția se aplică formei de organizare, nu felului în care ești impozitat. Deci nu depui D406 nici dacă ești la normă de venit, nici dacă ești în sistem real.

Pe unele site-uri vei citi că un PFA trebuie totuși să depună D406 dacă trece la partidă dublă. În textul ANAF, fraza despre partidă dublă apare în altă categorie, la asociațiile și entitățile fără scop patrimonial, nu la PFA. Situația e oricum rară: aproape toate PFA-urile țin contabilitate în partidă simplă. Dacă ai ales partidă dublă, cere-i contabilului tău o confirmare scrisă.

Ca PFA, ce te privește în schimb este e-Factura. Detaliile sunt în ghidul e-Factura pentru PFA. Restul obligațiilor le găsești în ghidul complet PFA 2026.

Când se depune: lunar sau trimestrial

Cât de des depui depinde de perioada ta fiscală de TVA:

1. plătitor de TVA lunar → D406 lunar;
2. plătitor de TVA trimestrial → D406 trimestrial;
3. neplătitor de TVA (cazul multor micro) → D406 trimestrial.

Termenul este ultima zi a lunii următoare perioadei raportate. Dacă pică într-o zi nelucrătoare, se mută pe prima zi lucrătoare. Cele mai apropiate termene:

• pentru septembrie 2026 (lunar) și pentru trimestrul III 2026: 31 octombrie cade sâmbătă, deci termenul efectiv este luni, 2 noiembrie 2026;
• pentru trimestrul IV 2026: 31 ianuarie 2027 (duminică), deci termenul se mută pe 1 februarie 2027.

Pe lângă raportările periodice mai există două secțiuni separate:

• „Active” (mijloacele fixe) se depune o dată pe an, la termenul situațiilor financiare anuale. Pentru această secțiune nu există perioadă de grație;
• „Stocuri” se depune doar la cererea ANAF, într-un termen de cel puțin 30 de zile de la solicitare.

Concret: un SRL micro neplătitor de TVA depune 4 declarații D406 pe an, plus secțiunea Active. Un SRL plătitor de TVA lunar depune 12, plus Active.

Mai există perioadă de grație în 2026?

Perioada de grație e un termen mai lung pentru primele raportări, în care nu primești amendă dacă depui o declarație validă:

• 6 luni pentru prima raportare, apoi 5, 4, 3 și 2 luni pentru următoarele patru, dacă depui lunar;
• 3 luni pentru prima raportare, dacă depui trimestrial.

Se socotește de la ultima zi a perioadei raportate. Exemplu din 2025: pentru trimestrul I 2025, firmele mici trimestriale au avut termen până la 30 iunie 2025, adică 31 martie plus 3 luni.

Pentru firmele care depun deja din 2025, grația s-a terminat. În 2026 se aplică termenele normale și amenzile.

Pentru o firmă înființată în 2026, regulile ANAF spun că grația se calculează de la momentul în care obligația „devine efectivă pentru respectivul contribuabil”. Mai multe surse de specialitate o aplică și firmelor noi, la primele raportări. Totuși, nu te baza pe ea. Cel mai sigur e să depui la termenul normal și să păstrezi grația doar ca plasă de siguranță.

Ce conține fișierul SAF-T

Fișierul are o structură fixă, stabilită de ANAF:

1. Header (antet): datele firmei, perioada raportată și programul de contabilitate folosit;
2. MasterFiles (nomenclatoare): planul de conturi cu soldurile, clienții, furnizorii, codurile de taxe (de exemplu, cotele de TVA aplicate) și produsele;
3. GeneralLedgerEntries: toate notele contabile din perioadă;
4. SourceDocuments (documente sursă): facturile emise și primite, plățile și încasările.

Activele și stocurile sunt secțiunile separate de mai sus, depuse anual, respectiv la cerere.

Pe scurt, SAF-T nu cere date noi. Cere aceleași date pe care contabilul le are deja, doar trimise complet și într-un format standard. De aici vine și riscul: orice dezordine din contabilitate se vede.

Cum se generează și cine se ocupă

Pentru un SRL mic, de D406 se ocupă contabilul, nu administratorul. Pașii sunt:

1. exportul XML din programul de contabilitate, pentru perioada respectivă;
2. validarea cu programele gratuite de la ANAF (validatorul D406 și DUKIntegrator), care semnalează erorile de structură și de conținut;
3. generarea PDF-ului cu fișierul XML atașat;
4. semnarea cu certificat digital calificat, al firmei sau al contabilului împuternicit;
5. depunerea online pe portalul ANAF și verificarea recipisei.

O declarație contează ca depusă abia când recipisa arată că a fost validată. Faptul că ai încărcat-o nu e suficient.

Cât costă? ANAF nu percepe nimic pentru depunere. În practică, D406 e de regulă inclus în contractul de contabilitate, alături de celelalte declarații. Când compari oferte, întreabă explicit dacă SAF-T e inclus și dacă e inclusă și secțiunea Active.

Amenzi și cum le eviți

Sancțiunile sunt în Codul de procedură fiscală (art. 337^1):

• nedepunere la termen: amendă de la 1.000 la 5.000 lei;
• depunere cu date incorecte sau incomplete: amendă de la 500 la 1.500 lei.

Nu primești amendă dacă corectezi fișierul, prin declarație rectificativă, până la termenul următoarei raportări D406. Nici dacă îl corectezi mai târziu dintr-un motiv care nu ține de tine. Prin urmare, o eroare descoperită repede se repară fără costuri.

Relația cu e-Factura, e-TVA și greșelile frecvente

SAF-T face parte din același sistem de control ca e-Factura și decontul de TVA. Facturile din D406 ar trebui să fie aceleași cu cele din e-Factura, iar TVA-ul din D406 ar trebui să se potrivească cu decontul D300. La sfârșitul lui august 2026, ANAF a publicat două aplicații gratuite, aflate deocamdată în testare: una rulează 11 teste de consistență pe datele de TVA din SAF-T, iar alta completează un decont D300 din datele D406. Direcția e clară: ANAF va compara tot mai des declarațiile între ele. Precompletarea RO e-TVA privește doar firmele plătitoare de TVA.

Greșelile care apar cel mai des:

• nomenclatoare incomplete: clienți fără cod fiscal, produse sau servicii fără cod, coduri de taxe greșite;
• conturi neasociate corect: conturile din planul firmei nu sunt legate de categoriile cerute de ANAF;
• facturi lipsă: facturi primite în e-Factura, dar neînregistrate în contabilitate, sau invers;
• solduri care nu se închid între începutul și sfârșitul perioadei;
• erori de format XML prinse doar la validare, în ultima zi.

Ce poți face tu, ca administrator: trimite documentele la timp, în fiecare lună, și anunță-ți contabilul despre orice factură sau plată „neobișnuită”. Un SAF-T curat începe cu o contabilitate la zi. Dacă ai un SRL micro, merită să citești și ghidul despre microîntreprinderi în 2026.

Nu știi dacă firma ta depune lunar sau trimestrial, sau ai primit o notificare pentru D406? Întreabă un contabil expert și primești răspunsul verificat pe cifrele tale în cel mai scurt timp.

Surse

• Ordinul președintelui ANAF nr. 1783/2021 – Fișierul standard de control fiscal (SAF-T): conținut, termene, categorii de contribuabili
• Codul de procedură fiscală, art. 337^1 – Amenzi pentru fișierul standard de control fiscal (1.000–5.000 lei; 500–1.500 lei)
• ANAF – Clarificări privind categoriile de contribuabili care nu au obligația de depunere a D406 (comunicat din 15.01.2025)
• ANAF, DGRFP Ploiești – Termenul D406 pentru contribuabilii mici și perioadele de grație (iunie 2025)
• ANAF – Ghidul contribuabilului pentru pregătirea și depunerea D406
• OPANAF nr. 407/2025 (MO nr. 310 din 8.04.2025) – Anexa 5, categoriile exceptate de la D406
• OPANAF nr. 1783/2021 – Anexa 4, termenele de transmitere și perioada de grație
• ANAF (DGRFP Brașov) – comunicat din 26.08.2026 privind aplicațiile SAF-T